Mal ehrlich, Sevda Helpap!

Für die einen Allheilmittel, für die anderen völlig überbewertet: Tools und Methoden im Change. Wir fühlen Praktikern und Expertinnen auf den Zahn und wollen ihre Sicht der Dinge sowie einige Tipps erfahren. Diesmal fragen wir Sevda Helpap. Sie begleitet die Transformation der Hamburger Hochbahn.

➜ Mal ehrlich, Tools und Methoden werden im Rahmen von Veränderungen überschätzt! Richtig?

Es kommt darauf an. In manchen Fällen werden sie gar unterschätzt. Wenn es darum geht, für die Veränderungen eine Struktur zu wählen oder ein Vorgehen zu bestimmen, können Methoden sehr nützlich sein. Der Lean-Change-Ansatz zum Beispiel hat mir geholfen, in der Gestaltung eines agile Veränderungsprozesses einen Anfangspunkt zu finden und durch den Verlauf zu navigieren. Dabei muss man auch aushalten, dass zu Beginn nicht alles klappt. Das Gleiche gilt für den Einsatz von agilen Methoden wie Design Thinking. Ich habe Projekte begleitet, bei denen wir bewusst über eine Methode in die Veränderung gestartet sind, was sehr hilfreich war, um einen Aufbruch erlebbar zu machen. Auf der anderen Seite kann der Einsatz von Methoden wie ein Tropfen auf den heißen Stein wirken. Zum Beispiel, wenn mit dem Einsatz von Working Out Loud zwar die Netzwerkkompetenzen gestärkt, jedoch damit keine Silos abgebaut oder
hierarchische Strukturen aufgelöst werden. Mit einem Tool bzw. einer Methode allein kann keine Organisation umgekrempelt werden. Der Einsatz verebbt, wenn keine echten strukturellen Veränderungen damit einhergehen.

➜ Sie arbeiten bei der Hamburger Hochbahn im Bereich Wandel und Innovation. Welches Tool bzw. welche Methode darf beim Gestalten der digitalen Transformation auf keinen Fall fehlen?

Ich bin ein großer Fan der Sprint-Logik. Gerade in komplexen Transformationsprozessen passiert es oft, dass man zu viel auf einmal mit zu hohen Erwartungen bewältigen muss. Um eine nachhaltige Transformation zu gestalten, ist es daher umso wichtiger, sich Strukturen zu geben, die dabei helfen, den Fokus zu wahren und Transparenz für alle herzustellen. Daher sind feste Sprint-Phasen mit Planning, Reviews und Retros sehr hilfreich. Jedoch gilt wie für alle anderen Methoden auch hier „Dance with the System“: Passe es so an, dass es
für dich und dein Anliegen ideal ist. Was bei der Gestaltung der digitalen Transformation ebenfalls nicht fehlen darf, ist die Einbindung
möglichst vieler Menschen. Daher finde ich Partizipationsmethoden wie Meetups oder die Arbeit in verschiedenen Workstreams sehr entscheidend für die Gestaltung von Transformationen.

➜ Sie haben auch mehrere Jahre in einer Unternehmensberatung gearbeitet. Wo gibt’s die besseren Tools: in Beratungen oder Corporates?

Die Tools gibt es auf beiden Seiten und sie unterscheiden sich nicht stark voneinander. Lediglich die Zielsetzung der Anwendung ist anders. Während Methoden und Tools der Beratung als Mehrwert in Bezug auf die Dienstleistung gelten sowie Kompetenz und Struktur vermitteln, wollen Unternehme vor allem neue Methoden ausprobieren und Erfahrungen sammeln. Das Ergebnis bzw. die Problemlösung ist dabei zunächst zweitrangig – bis sich erfolgreiche Methoden in den Strukturen etablieren.

➜ Man lernt ja doch hin und wieder die ein oder andere neue Methode oder einen neuen Ansatz in Bezug auf Organisationsentwicklung kennen. Wann hatten Sie diesbezüglich das letzte Mal ein Aha-Erlebnis?

Wir arbeiten in der Selbstorganisation und haben damit wenig formale Strukturen und Berichtslinien. Jeder ist eigenverantwortlich und wir legen im Team gemeinsam Prozesse, Entscheidungen und die strategische Ausrichtung fest. Die immense Bedeutung von Retrospektiven und Feedbacks in dieser Form der Zusammenarbeit war für mich zuletzt ein Aha-Erlebnis. Dabei ist das Thema Feedback nicht neu, im Kontext der Selbstorganisation hat es jedoch eine andere Gewichtung. Je selbstorganisierter das Arbeiten, desto wichtiger sind Feedback und Reflexion – gerade in der virtuellen Zusammenarbeit.

➜ Und bei der Anwendung welcher Methode waren Sie zuletzt ganz besonders wirksam?

Es klingt banal, aber zuletzt war die Visualisierung von Diskussionsergebnissen und Prozessen auf einem digitalen Whiteboard sehr wirksam. Die Arbeit im virtuellen Raum bekommt etwas Konkretes und Anfassbares, wenn wir gemeinsam Post-its schreiben und durch ein gut designtes Board geführt werden.

➜ Welche Methode können Sie eigentlich empfehlen, um lang etablierte Verhaltensroutinen zu durchbrechen?

Solange wir nicht aufgefordert sind, unsere Routinen zu hinterfragen und eine Alternative erkennen, wird sich so schnell nichts ändern. Daher finde ich im ersten Schritt Diskurs-Formate wichtig, in denen Verhaltensweisen reflektiert und hinterfragt werden. So hatte ich in einem Führungskräfte-Workshop das Ergebnis einer Befragung gezeigt in Bezug darauf, wie die Mitarbeitenden geführt werden wollen. Das war ein guter Startpunkt, um das eigene Führen zu reflektieren und in den Austausch zu gehen. Neben Erkenntnissen sind jedoch auch konkrete Veränderungen wichtig. Dafür finde ich den Ansatz des Hackings super. Hacks sind kleine, leicht umsetzbare Maßnahmen. Auch das haben wir mit den Führungskräften diskutiert und Ideen gesammelt, wie sie ihr eigenes Führungsverhalten hacken können.

➜ Was ist das ultimative Buch, der beste Blog oder Podcast, wenn es um Methoden und Tools im Change geht?

Ich bin ein Fan von Torsten Schellers Buch „Auf dem Weg zur agilen Organisation“, da er den Kontext zu den Methoden super erklärt. Außerdem mag ich das Buch „Agile Organisationsentwicklung“ von Bernd Oestereich und Claudia Schröder.

➜ Haben Sie eine Lieblingsmethode für ein Warm-up oder Check-in in Workshops?

In Zeiten von Remote Work und wenig informellem Austausch zwischen Kollegen und Kolleginnen finde ich Check-ins oder Warm-ups umso wichtiger. Eines meiner Lieblings-Warm-ups ist das GIF-Turnier. Jeder postet im Chat das GIF zu einer bestimmten Fragestellung, zum Beispiel „Wie bist du heute ins erste Meeting gestartet?“. Das GIF mit den meisten Reaktionen gewinnt das Turnier.
Dabei geht’s natürlich um Spaß und einen lockeren Einstieg. Ansonsten finde ich Warm-ups, in denen man den Menschen besser kennenlernt, wertvoll. Hierzu eignen sich remote die Breakout-Räume sehr gut, in denen man zum Beispiel ein Speeddating veranstalten kann.

Interviewpartnerin:

Dr. Sevda Helpap ist Innovationsmanagerin und Organisationsentwicklerin bei der Hamburger Hochbahn. Sie begleitet die digitale Transformation und treibt in einem selbstorganisierten Team das Thema New Work voran.