Wie verteiltes Arbeiten Ineffizienz beschleunigen kann.

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Verteiltes Arbeiten ist ineffizient ohne die richtigen Werkzeuge
Es ist bereits über ein Jahr her, dass sich die bis dahin gewohnte Arbeitswelt über Nacht verändert hat. Ortsunabhängiges Arbeiten stellt plötzlich Teams und Unternehmen auf der ganzen Welt vor Herausforderungen, sei es, dass Mitarbeiter Schwierigkeiten bei der Priorisierung haben, mehr arbeiten oder vermehrt an Burnout-Symptomen leiden. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 kommen zu diesen Hürden der ortsungebundenen Zusammenarbeit weitere erschwerende Faktoren hinzu: Arbeitnehmer wechseln 25 Mal täglich zwischen 10 Apps hin und her und verpassen mehr als ein Viertel aller Deadlines. In einer Welt der verteilten Arbeit ist es für Unternehmen daher wichtiger denn je, über Abteilungen, Tools und Zeitzonen hinweg gut vernetzt zu bleiben.

Die folgenden drei Faktoren haben sich als förderlich für verteiltes Arbeiten herauskristallisiert, auf die genauer eingegangen wird:

  1. Optimierte Teambesprechungen
  2. Flexible Arbeitszeiten
  3. OKRs und Goals fürs Team
  • Optimierte Teambesprechungen 

Einer der anspruchsvollsten Aspekte bei der Führung von räumlich verteilten Teammitgliedern, ist Zusammenhalt im Team zu schaffen. Da es weniger Möglichkeiten für einen  spontanen Informationsaustausch gibt, sollte bei der Einarbeitung besonders sorgfältig und bewusst vorgegangen werden. Dokumentieren und teilen Sie alles, was ein neues Teammitglied wissen muss, um in dieser Position erfolgreich zu sein. Zum Beispiel kann ein Asana Projekt auch Aufgaben zur Integrierung neuer Teammitglieder enthalten. Für Teammitglieder, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, ist es zudem schwerer, Anerkennung zu erhalten. Dafür sollte bewusst nach Möglichkeiten gesucht werden und Zeit in virtuellen Teambesprechungen eingeplant werden.

  • Flexible Arbeitszeiten

Viele Unternehmen legen Wert auf eine dynamische Bürokultur, in der eigenständiges Handeln gefördert wird. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es, dass Mitarbeiter selbst bestimmen können, wann und wie sie am besten arbeiten. So wird in einem Hybridmodell flexibel teilweise von zu Hause und teilweise aus dem Büro gearbeitet.

Wenn Teams nach dem Lockdown wieder ins Büro zurückkehren, könnten zusätzliche Flexibilitäts-Elemente eingeführt werden. Bei Asana wird die seit langem bestehende Richtlinie zum meetingfreien Mittwoch um die Option des „Homeoffice-Mittwochs“ erweitert. Mit dieser zusätzlichen Möglichkeit können Asana-Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie zur persönlichen Zusammenarbeit im Büro sein werden, oder ob es sinnvoller ist, zu Hause konzentriert und ungestört zu arbeiten. Dadurch wird von beiden Varianten profitiert.

  • OKRs und Goals fürs Team

Wenn es im Arbeitsumfeld Ihrer womöglich auch noch räumlich verteilten Mitarbeiter in Bezug auf Ziele oder auch allgemein an Klarheit mangelt, kann es schwer fallen, wirklich wirkungsvolle Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Hierbei helfen zwar Objective Key Results (OKR) und Goals, aber eine weitere Herausforderung bei der Ausrichtung eines Teams besteht darin, zu wissen, wie die individuellen Aufgaben mit den Prioritäten zusammenhängen. Aktuell wissen nur 26 % der weltweiten Wissensarbeiter wie ihre individuellen Arbeitsvorgänge zu den Unternehmenszielen beitragen – dabei hilft die  Pyramide der Klarheit. Die Pyramide der Klarheit ist ein Rahmenmodell, das die tägliche Arbeit mit den strategischen Zielen verbindet. Jeder Mitarbeiter sollte verstehen, wie die eigene Arbeit zum Erfüllen der Unternehmensmission beiträgt. Das bedeutet, dass jede Aufgabe zu einem Projekt gehören sollte, das wiederum Teil eines Portfolios ist. Dieses wird dann mit einem Ziel verbunden, das die Mission des Unternehmens unterstützt. Als die Ziele-Funktion in diesem Jahr bei Asana eingeführt wurde, war es das letzte Puzzleteil, das die Pyramide der Klarheit vervollständigt hat.

 

Schlussbetrachtung

Die Asana Work Management Plattform unterstützt trotz verteilter Teams den Zusammenhalt und damit besonders die Arbeitseffizienz. Durch Asana können Unternehmen ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsmodelle bieten, ohne individuelle Klarheit zu kompromittieren. Zudem ist sich jeder Mitarbeiter sehr motivationsfördernd seines individuellen Beitrags zum Unternehmenserfolg über OKRs, Goals und die Pyramide der Klarheit bewusst.

Hier findet ihr den Asana-Bericht über Ziele zum Download!